Empresa de gestão de imóveis reduz onboarding de novos colaboradores de 14 dias para 3 — com hub SharePoint que acabou com o caos de documentos em 8 escritórios
8 escritórios, documentos em cadeias de email, onboarding de 14 dias para novos colaboradores e múltiplas versões do mesmo contrato em circulação simultânea. Construímos um intranet SharePoint moderno que resolveu tudo em 7 semanas.
O Desafio
O cliente cresceu para 8 escritórios em 10 anos sem gestão centralizada de conhecimento. Os documentos viviam em drives pessoais e cadeias de email. Integrar um novo colaborador exigia um colega dedicado durante 2 semanas. Encontrar a versão correcta de um documento significava perguntar a colegas — frequentemente sem sucesso. Entretanto, 40+ canais Teams abandonados acumularam-se sem qualquer governação.
- Documentos em drives pessoais e anexos de email — sem fonte única de verdade
- Múltiplas versões dos mesmos modelos de contrato em circulação simultânea
- Onboarding de novos colaboradores exigia 14 dias de tempo dedicado de um colega
- Sem processos padronizados entre os 8 escritórios
- 40+ canais e grupos Teams abandonados sem governação ou políticas de ciclo de vida
- SharePoint 2016 on-premise legado — desactualizado, não utilizado e sem manutenção
A Nossa Solução
Workshops de Arquitectura de Informação
Facilitámos workshops com responsáveis de departamento em 3 escritórios para mapear conteúdos, definir responsabilidades e desenhar uma arquitectura hub-and-spoke SharePoint: 1 hub da empresa + 6 sites de departamento + 8 sites de escritório.
Migração & Organização de Conteúdos
Migrámos 120 GB de conteúdos de drives pessoais, anexos de email e SharePoint legado — com etiquetagem de metadados, consolidação de versões e hierarquia estruturada de bibliotecas de documentos. A detecção de duplicados reduziu o armazenamento em 34%.
Governação do Teams
Auditámos e limpámos 40+ Teams abandonados. Implementámos convenções de nomenclatura, etiquetas de sensibilidade, políticas de expiração (Teams inactivos por 90 dias desencadeiam pedido de renovação) e fluxo automático de aprovação para criação de novos Teams.
Hub de Onboarding Digital
Construímos um site SharePoint de onboarding estruturado com guias por departamento, checklists de configuração IT, documentos de RH e página de boas-vindas personalizada por função. Um fluxo Power Automate envia a cada novo colaborador um plano de onboarding personalizado no primeiro dia.
Formação & Gestão da Mudança
Realizámos 3 sessões de formação por escritório (24 sessões no total), adaptando o conteúdo para públicos técnicos e não técnicos. Construímos uma biblioteca de vídeos pesquisável e estabelecemos uma rede interna de champions com 1 embaixador por escritório.
Resultados
Tecnologias Utilizadas
Próximo Caso de Estudo
Migração Microsoft 365
Serviços Jurídicos
Quer resultados semelhantes?
Fale connosco e receba uma proposta personalizada para o seu projecto.
Fale connosco