Distribuidor industrial elimina 3 dias de relatórios manuais mensais com Power Automate e Power BI
Oito colaboradores a gastar 3 dias por mês a construir relatórios a partir de 12 ficheiros Excel desligados, e aprovações de compras perdidas em cadeias de email. Automatizámos tudo em 6 semanas.
O Desafio
As equipas comercial e financeira do cliente afogavam-se em trabalho manual: relatórios mensais de vendas construídos a partir de 12 ficheiros Excel, aprovações de compras por cadeias de email que se perdiam regularmente, e zero visibilidade em tempo real sobre margens ou inventário. A liderança tomava decisões com dados com 2–3 semanas de atraso.
- Relatórios mensais consumiam 3 dias completos de 8 colaboradores
- Aprovações de compras por email — ciclo médio de 4 dias, atrasos frequentes
- Dados de vendas e margens com 2–3 semanas de atraso ao chegar à gestão
- 12 ficheiros Excel desligados entre equipas comercial, financeira e logística
- Sem visibilidade em tempo real sobre níveis de inventário ou rentabilidade por linha de produto
A Nossa Solução
Mapeamento de Processos & Arquitectura
Realizámos um sprint de discovery de 3 dias com stakeholders das áreas comercial, financeira e logística para mapear todos os fluxos existentes, identificar oportunidades de automação e definir o modelo de dados do Power BI.
Dashboards Power BI em Tempo Real
Construímos um conjunto de dashboards Power BI — vendas por região e comercial, margem por linha de produto, e alertas de inventário — ligados directamente ao ERP via API com DirectQuery para dados em tempo real.
Automação de Aprovações de Compras
Substituímos as aprovações por email por um fluxo Power Automate desencadeado por um formulário SharePoint. Os pedidos são encaminhados por limite de valor, os aprovadores recebem notificações mobile, e todas as decisões são registadas automaticamente.
Pipeline de Relatórios Automatizado
Eliminámos o processo manual de 3 dias com um pipeline Power Automate agendado: extracção diária de dados do ERP às 6h, transformação em SharePoint Lists, e distribuição automática de relatórios Power BI à gestão.
Formação & Adopção
Realizámos 2 dias de formação prática para as equipas comercial, financeira e de gestão. Construímos um site SharePoint de ajuda com walkthroughs gravados e um helpdesk interno nos primeiros 30 dias após o lançamento.
Resultados
Tecnologias Utilizadas
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